V2 (022024)
BDO Österreich Gruppe uses the onlyfy one service (by XING) to process job applications. This Privacy Policy will inform you about the processing of your data by the onlyfy one service and by BDO Österreich Gruppe.
With regard to interaction within the company account of BDO Österreich Gruppe, BDO Österreich Gruppe and New Work SE have shared responsibility pursuant to Article 26 GDPR, as they jointly determine the purposes and means of processing pursuant to Article 4 (7) GDPR. The current version of the agreement on shared responsibility pursuant to Article 26 GDPR, which New Work SE concludes with companies that use onlyfy one, can be viewed here https://www.xing.com/terms/onlyfy-one to gain information on the key aspects of the agreement.
onlyfy one is part of the extensive XING service operated by New Work SE, which pursues the aim of improving and simplifying users’ working lives with a variety of applications (onlyfy one, as well as the XING social and jobs network, kununu, etc.), and creates a more fulfilling working world of work for individuals while boosting the performance of companies. As part of the extensive XING service, onlyfy one is an online platform on which or through which talent and companies meet.
With regard to data processing for which New Work SE is solely responsible or is responsible within the scope of the shared responsibility with BDO Österreich Gruppe, detailed information is available in the XING Privacy Policy at https://privacy.xing.com/en/privacy-policy. You will also find contact details for New Work SE, as well as for the New Work SE data protection officer there.
When submitting an application, you enter into a user relationship with New Work SE for the purpose of processing applications. In addition, you will receive support and New Work SE can present you with other opportunities in support of your career. A public profile will not be automatically created for you on the XING social and jobs network. The legal basis for New Work SE processing your data is, in particular, Article 6 (1)(b) GDPR (processing necessary for the performance of a contract).
You can pause the creation of your online application at any time and continue at a later point. Cookies are used for this purpose. The data you provide to create the user account, as well as any uploaded documents, are recorded in the company account of BDO Österreich Gruppe in onlyfy one. The data remains recorded even if an application is paused and/or not completed. In this case, your application is flagged as incomplete and the data remains visible to BDO Österreich Gruppe only.
The data you have provided as part of the online application can be read, edited, or updated in your candidate profile at any time.
If the calendar function is used, your data is processed during and for the purpose of setting appointments within the application process. The legal basis is Article 6 (1)(f) GDPR. The calendar function is provided by an IT service provider (Cronofy Ltd., United Kingdom). The United Kingdom is classified as a secure third country based on the adequacy decision of the European Commission. Further information on data protection at Cronofy is available here: https://www.cronofy.com/gdpr/ and https://docs.cronofy.com/policies/privacy-notice/
If you use the apply using WhatsApp function, your consent, which can be withdrawn at any time, forms the legal basis for communication (Article 6 (1)(a) GDPR). When applying via WhatsApp, all required applicant information is requested during a WhatsApp chat. The data is then sent directly to onlyfy one through a service provider, and is processed further there as part of and for the purpose of the normal application process.
The apply via WhatsApp function is provided by an IT service provider (PitchYou) that can gain access to your data for this purpose. More information is available here: https://www.pitchyou.de/en/pitchyou-gdpr. Candidate data from apply via WhatsApp are transferred to onlyfy one via an interface. Immediately after this transfer, candidate data are deleted from the apply via WhatsApp infrastructure in PitchYou. Further processing then takes place exclusively in onlyfy one.
Please note that you use your personal WhatsApp account for applications, and therefore we cannot rule out that messages will be transferred, to the USA in particular. WhatsApp data protection information, such as its processing or exercising of data protection rights with regard to WhatsApp is available here: https://www.whatsapp.com/legal/privacy-policy-eea.
Subject to your consent, your application will be sent from WhatsApp via the PitchYou infrastructure to onlyfy one. You have the right to withdraw your consent to this at any time. Either way, your application data will be deleted from the PitchYou infrastructure once transferred to onlyfy one, meaning that PitchYou will not process your data any further.
The FADP applies to circumstances which have an impact on Switzerland, even if said circumstances are initiated outside of Switzerland. Correspondingly, this privacy policy applies to information in line with the EU GDPR and the FADP. Here, EU GDPR terminology is used in favour of FADP terminology. However, FADP terminology is used if the FADP applies and the terminology differs from EU GDPR terminology in a given language. The About this site section on XING contains the name and address of our representative in Switzerland.
IHRE PERSONENBEZOGENEN DATEN IM BEWERBUNGSVERFAHREN
Informationen zum Datenschutz
Wir freuen uns, dass Sie sich bei BDO Austria Gruppe bewerben möchten! Transparenz und ein vertrauensvoller Umgang mit Ihren personenbezogenen Daten sind eine wichtige Grundlage für eine gute Zusammenarbeit. Daher informieren wir Sie darüber, wie wir Ihre Daten verarbeiten und wie Sie Ihre Rechte wahrnehmen können, die Ihnen nach der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zustehen. Bitte lesen Sie diese Datenschutzerklärung aufmerksam, bevor Sie sich bei uns bewerben.
Verantwortlich im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist jene Gesellschaft der https://www.bdo.at/de-at/standorte-de, die die jeweilige Stelle ausgeschrieben hat, für die Sie sich bewerben. Die Gesellschaften der BDO Austria Gruppe agieren als gemeinsam Verantwortliche im Sinne von Art. 26 DSGVO, sofern eine Bewerbung durch den Gruppendienstleister BDO Austria Holding GmbH im eigenen Ermessen an Teams anderer Gesellschaften der BDO Austria Gruppe weitergeleitet wird, für welche die Bewerbung – in Abweichung von der ursprünglich ausgeschriebenen Stelle – in Frage kommt.
Für Fragen zum Datenschutz erreichen Sie uns per E-Mail unter datenschutz@bdo.at.
Personenbezogene Daten sind gem. Art. 4 Nr. 1 DSGVO sämtliche Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person beziehen.
3.1. Zur Durchführung des Bewerbungsverfahrens werden folgende Daten bzw. Datenkategorien verarbeitet:
3.2. Im Zusammenhang mit der Nutzung der Plattform werden folgende weitere Daten verarbeitet:
Beim Zugriff auf die Domain jobbase.io übermittelt Ihr Internetbrowser aus technischen Gründen automatisiert bestimmte Nutzungsdaten. Diese Informationen werden getrennt von anderen Daten in sogenannten Log-Dateien gespeichert. Dabei werden folgende Informationen von Prescreen erfasst:
Diese Daten sind technisch erforderlich, um die Funktionen des E-Recruiting-Systems anzubieten und dessen Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten. Sie werden von Prescreen für einen Zeitraum von 12 Monate gespeichert. Daten, deren weitere Aufbewahrung zu Beweiszwecken erforderlich ist, sind bis zur endgültigen Klärung des jeweiligen Vorfalls von der Löschung ausgenommen.
Prescreen setzt Cookies ein. Diese dienen dazu, die Onlinebewerbung nutzerfreundlicher und effektiver zu machen. Die Cookies sind technisch notwendig, um Ihnen diese Webseite zur Verfügung zu stellen. Ohne den Einsatz der Cookies wäre der Betrieb der Webseite nicht möglich. Es gibt daher keine Möglichkeit, dem Einsatz der Cookies zu widersprechen.
Folgende Cookies werden von Prescreen eingesetzt:
Anbieter | Cookie | Zweck | Dauer der Speicherung |
Prescreen | PHPSESSID | Dieses Cookie dient der Identifizierung der Nutzerin bzw. des Nutzers während der Benutzung von Prescreen. Das Cookie ist für die korrekte Funktionalität zwingend erforderlich. Das Cookie verliert beim Schließen des Browsers seine Gültigkeit. | Bis das Browser-Fenster geschlossen wird (Session-Cookie). |
Prescreen | REMEMBERME | Dieses Cookie dient zur Wiederherstellung einer abgelaufenen Session. Das Cookie ist für die korrekte Funktionalität zwingend erforderlich. | Das Cookie verliert nach 2 Wochen seine Gültigkeit. |
4.1. Datenverarbeitung für Zwecke der Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses
Ihre personenbezogenen Daten werden zu Zwecken der Personalauswahl zur Besetzung offener Stellen verarbeitet, also zur Anbahnung eines Arbeitsvertrages. Die Erforderlichkeit und der Umfang der Datenerhebung beurteilen sich u.a. nach der zu besetzenden Position. Wenn Ihre angestrebte Position mit der Wahrnehmung besonders vertraulicher Aufgaben, einer verstärkten personellen und/oder finanziellen Verantwortung verbunden oder an gewisse körperliche und gesundheitliche Voraussetzungen geknüpft ist, können umfangreichere Datenerhebungen erforderlich sein. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit b DSGVO.
4.2. Einwilligung – Art. 6 Abs. 1 lit a und Art. 9 Abs. 2 lit a DSGVO
Wenn Sie uns gegenüber eine freiwillige Einwilligung in die Verarbeitung bestimmter personenbezogenen Daten erklärt haben, dann bildet diese Einwilligung die Rechtsgrundlage für die Verarbeitung dieser Daten.
In den folgenden Fällen verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten auf Grundlage einer von Ihnen erteilten Einwilligung:
Sofern wir Datenverarbeitungen auf Ihre Einwilligung stützen, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. Den Widerruf richten Sie möglichst per E-Mail an datenschutz@bdo.at. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung Ihrer Daten bis zum Zeitpunkt des Widerrufs bleibt unberührt.
4.3. Datenverarbeitung aufgrund des berechtigten Interesses – Art. 6 Abs. 1 lit f DSGVO
In bestimmten Fällen verarbeiten wir Ihre Daten zur Wahrung eines berechtigten Interesses von uns oder von Dritten. Ein berechtigtes Interesse besteht beispielweise dann, wenn Ihre Daten zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen im Rahmen des Bewerbungsverfahrens (z.B. Ansprüche nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz) erforderlich sind. Im Falle eines Rechtstreits haben wir ein berechtigtes Interesse daran, die Daten zu Beweiszwecken zu verarbeiten.
Soweit Ihre Bewerbung für andere Gesellschaften der BDO Austria Gruppe in Frage kommt, leiten wir diese auf Grundlage des berechtigten Interesses der jeweils stellenausschreibenden Gesellschaft weiter. Es werden dazu die Daten verarbeitet, die Sie bereits im Bewerbungsprozess angegeben haben. Soweit Ihre Bewerbungsunterlagen besondere Kategorien personenbezogener Daten enthalten, wird die diesbezügliche Verarbeitung auf Artikel 9 Abs. 2 lit e DSGVO gestützt.
Ihre Daten werden hauptsächlich durch unsere Personalabteilung verarbeitet. Teilweise sind jedoch auch andere interne und externe Stellen an der Verarbeitung Ihrer Daten beteiligt.
Interne Stellen sind die Fachbereiche oder Abteilungen, für die die jeweilige Stelle ausgeschrieben ist bzw. in Frage kommt.
Als externen Dienstleister setzen wir Prescreen International GmbH ein. Die Prescreen International GmbH, Mariahilfer Straße 17, 1060 Wien (nachfolgend „Prescreen“), betreibt das E-Recruiting-System Prescreen unter der Domain *.jobbase.io (nachfolgend „jobbase.io“), auf dem Unternehmen Stellenanzeigen schalten sowie Bewerbungen empfangen und verwalten können.
Prescreen verarbeitet im Rahmen dieser Tätigkeiten personenbezogene Daten lediglich im Auftrag und für die Zwecke der BDO Austria Gruppe und ist daher sogenannter Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 4 Nr. 8 DSGVO.
Jobbase.io ist die zentrale Plattform für unser Bewerbermanagement. Bei der Nutzung unseres Online-Formulars werden Ihre personenbezogenen Daten direkt in jobbase.io erfasst. Auch im Falle einer Post- oder E-Mail-Bewerbung können Ihre Daten in das E-Recruiting-System überführt werden.
Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange dies für die Entscheidung über Ihre Bewerbung erforderlich ist. Soweit ein Beschäftigungsverhältnis zwischen Ihnen und uns nicht zustande kommt, können wir darüber hinaus noch Daten speichern, soweit dies zur Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche erforderlich ist. Regelmäßig werden Ihre Daten innerhalb von zwölf Monaten nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens gelöscht.
Soweit kein Beschäftigungsverhältnis zustande kommt, Sie uns aber für die weitere Speicherung Ihrer Daten Ihre Einwilligung erteilt haben (Bewerberpool), speichern wir Ihre Daten bis zum Widerruf Ihrer Einwilligung, höchstens jedoch für drei weitere Jahre. Bei konkretem Anlass können wir Ihre Daten auch zum Zwecke der Verteidigung gegen mögliche Rechtsansprüche für einen längeren Zeitraum speichern.
Sollten Sie Ihre Bewerbung vor Beendigung des Bewerbungsverfahrens zurückziehen, d.h. Ihre Daten und Ihren Account löschen, so werden die gespeicherten Daten für den Zeitraum des noch laufenden Bewerbungsprozesses gesperrt und nach Ablauf von zwölf Monaten nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens endgültig gelöscht.
Sofern Sie Ihr Kandidatenprofil nicht mehr nutzen und keine Einwilligung in die längere Datenspeicherung im Bewerberpool erteilt haben, werden die Daten innerhalb von zwölf Monaten nach Beendigung des Bewerbungsverfahrens gelöscht.
Sie selbst können Ihr Kandidatenprofil und Ihre Bewerbungsunterlagen jederzeit löschen bzw. ein Löschbegehren stellen oder die Verarbeitung einschränken lassen.
Sie können Auskunft darüber verlangen, ob wir personenbezogenen Daten über Sie gespeichert haben. Wenn Sie es wünschen, teilen wir Ihnen mit, um welche Daten es sich handelt, für welche Zwecke sie verarbeitet werden, wem diese offengelegt werden, wie lange sie gespeichert werden und welche weiteren Rechte Ihnen in Bezug auf diese Daten zustehen.
Darüber hinaus haben Sie das Recht auf Berichtigung oder auf Löschung Ihrer Daten. Sie können auch verlangen, dass wir alle personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format entweder Ihnen oder einer Person oder einem Unternehmen Ihrer Wahl zur Verfügung stellen.
Sie haben weiterhin das Recht, nicht einer auf ausschließlich automatisierter Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet. Im Rahmen des Bewerbungsverfahrens nutzen wir keine ausschließlich automatisierten Verarbeitungsprozesse zur Entscheidungsfindung.
Sie haben zudem das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit e DSGVO (Datenverarbeitung im öffentlichen Interesse) oder aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit f DSGVO (Datenverarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses) erfolgt, Widerspruch einzulegen. Dies gilt auch für ein auf diese Vorschrift gestütztes Profiling. Im Falle Ihres Widerspruchs verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen.
Darüber hinaus besteht ein Beschwerderecht bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde.
Um Ihre Rechte wahrzunehmen, können Sie sich per E-Mail an datenschutz@bdo.at wenden. Wir werden Ihre Anfragen umgehend sowie gemäß den gesetzlichen Vorgaben bearbeiten und Ihnen mitteilen, welche Maßnahmen wir ergriffen haben bzw. ergreifen werden.
Die Bereitstellung personenbezogener Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben, noch sind Sie verpflichtet, die personenbezogenen Daten bereitzustellen. Allerdings ist die Bereitstellung personenbezogener Daten für die Durchführung des Bewerbungsverfahrens erforderlich. Das heißt, soweit Sie uns keine personenbezogenen Daten bei einer Bewerbung bereitstellen, werden wir das Bewerbungsverfahren nicht durchführen können.
Das Erstellen Ihrer Online-Bewerbung können Sie jederzeit unterbrechen und zu einem späteren Zeitpunkt fortsetzen. Zu diesem Zweck werden auf der Plattform technisch notwendige Cookies eingesetzt. Während des Bewerbungsprozesses findet eine Datenübertragung an jobbase.io statt. D.h. von Ihnen bereitgestellten Daten zum Anlegen des Benutzerkontos sowie hochgeladene Dokumente werden in jobbase.io erfasst. Die Daten bleiben auch dann erfasst, wenn Sie eine Bewerbung unterbrechen und/oder nicht abschließen. In diesem Fall wird Ihre Bewerbung als unvollständig markiert und die Daten bleiben für unser Unternehmen eingeschränkt einsehbar.
Ihre Daten, die Sie im Rahmen der Online-Bewerbung angegeben haben, können Sie in Ihrem Kandidatenprofil jederzeit einsehen, bearbeiten oder aktualisieren.
Sofern Sie in Ihrem Kandidatenprofil keine weiteren Änderungen vornehmen, beispielsweise eine laufende Bewerbungen abschließen, eine neue Bewerbung starten oder die Daten einer bestehenden Bewerbung ändern, werden Ihre Daten innerhalb von zwölf Monaten nach Beendigung des letzten aktiven Bewerbungsverfahrens gelöscht. Sofern Sie uns die Einwilligung zur Aufnahme in den Bewerberpool erteilt haben, erfolgt die Löschung, vorbehaltlich früheren Widerrufs, für die Dauer von drei Jahren.
Sie selbst können für Ihr Kandidatenprofil und Ihre Bewerbungsunterlagen jederzeit ein Löschbegehren stellen. Nachdem das Löschbegehren gestellt wurde, werden Sie über das genaue Löschdatum informiert und Ihre Daten werden nach den festgelegten Bedingungen dieser Datenschutzrichtlinie automatisch gelöscht.
